Verfahrensdokumentation ist Pflicht

Die betriebliche Verfahrensdokumentation nach GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff ) dient dazu, nachweisen zu können, dass die Anforderungen des Handelsgesetzbuches (HGB), der Abgabenordnung (AO) und den GoBD für die Aufbewahrung von Daten und Belegen im eigenen Unternehmen erfüllt sind.

Die Verfahrensdokumentation beschreibt den gesamten organisatorischen und technischen Prozess zu den Informationen im Unternehmen, die nach Handelsrecht und steuerrechtlichen Vorgaben aufbewahrt werden müssen.

In der Verfahrensdokumentation soll aufgeschrieben sein, wie aufbewahrungspflichtige Informationen entstehen, erfasst werden, indiziert werden, gespeichert werden, wiedergefunden werden können, gegen Verlust und Verfälschung gesichert werden und reproduziert werden können im Falle der Archivierung.

Die Erstellung einer Verfahrensdokumentation ist eine gesetzliche Pflicht für jedes Unternehmen. Kleine und mittelständige Unternehmen sind mit der Erstellung eines solchen Papiers überfordert und sehen diese Pflicht überhaupt nicht ein.

  Die Finanzverwaltung beginnt nun, diese Pflicht in den Unternehmen durchzusetzen: Wer keine Verfahrensdokumentation vorweist, bekommt in der Betriebsprüfung eine Hinzuschätzung von 3% wegen unkorrekter Buchführung.

Jeder Betriebsprüfer wird das anders handhaben. Besser ist aber, man hat im Betrieb eine solche Verfahrensdokumentation vorliegen. 

Dazu halten wir für Sie ein Muster bereit. Wenn Sie bei uns eine solche Verfahrensdokumentation nachfragen, passen wir Ihnen das Muster entsprechend ihres Betriebes an.